Branża motoryzacyjna, w szczególności usługi detailingowe, myjnie i warsztaty, rozwija się dynamicznie, przyciągając coraz więcej klientów. Z tym rozwojem, obsługą coraz większej liczby wymagających klientów, zwiększa się ryzyko reklamacji. Może to nie tylko negatywnie wpłynąć na reputację, ale mocno odcisnąć się na finansach firmy. Dla właścicieli i osób zarządzających, kluczowa jest minimalizacja ryzyka oraz opracowanie planu działania na wypadek wystąpienia takich zdarzeń.  Działania takie jak udokumentowanie stanu pojazdu, są nie tylko ochroną przed stratami finansowymi, ale także budują zaufanie i profesjonalny wizerunek firmy w oczach klientów. Pomożemy Ci o to zadbać. 

 

Właściciele studiów detailingowych niejednokrotnie mogą spotkać się z różnorodnymi roszczeniami ze strony klientów. Ich wachlarz potrafi być wyjątkowo szeroki.  Niezależnie czy są to zarzuty związane z tajemniczym zwiększeniem się przebiegu auta, znikającym paliwie ze zbiornika, historie o urwanym znaczku na tylnej klapie czy pojawieniu się losowej usterki, nie są to sytuacje przyjemne, ani takie, którym chciałbyś poświęcać czas. Warto przygotować się na nie wcześniej.

Jak się zabezpieczyć przed reklamacjami i roszczeniami

Aby zabezpieczyć się przed roszczeniami klientów, właściciele studiów detailingowych, myjni oraz warsztatów samochodowych mogą zastosować kilka skutecznych strategii.

Ubezpieczenie

Pierwszą z nich jest wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia dla swojego biznesu. Ubezpieczenie to może obejmować zarówno szkody materialne, jak i odpowiedzialność cywilną, co zapewnia finansową ochronę przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z uszkodzeniem pojazdów klientów.

Dokumentacja na papierze

Kolejnym krokiem jest utworzenie szczegółowej dokumentacji na papierze, która obejmuje warunki przyjęcia i wydania pojazdu. Taki dokument powinien zawierać informacje o stanie pojazdu przy przyjęciu, w tym zapisane wszelkie istniejące uszkodzenia, a także potwierdzenie stanu pojazdu przy jego wydawaniu. Dzięki temu, zarówno klient, jak i usługodawca mają jasność co do kondycji pojazdu na każdym etapie usługi.

Dokumentacja zdjęciowa 

Dodatkowo, wartościowym uzupełnieniem jest dokładna dokumentacja zdjęciowa pojazdu, wykonana zarówno przed rozpoczęciem prac, jak i po ich zakończeniu. Zdjęcia te mogą stanowić niezbity dowód na brak odpowiedzialności firmy za ewentualne nowe uszkodzenia pojazdu.

Monitoring wideo 

Na koniec, montaż systemów monitoringu wokół miejsca wykonywania usług może odgrywać kluczową rolę w zapobieganiu nieporozumieniom i roszczeniom. Monitoring nie tylko odstrasza od nieuczciwych działań, ale także stanowi zapis wideo, który może być wykorzystany jako dowód w przypadku sporu.
Zastosowanie się do tych zasad znacznie zwiększa transparentność procesów serwisowych oraz buduje zaufanie między usługodawcą a klientem, minimalizując ryzyko pojawienia się nieuzasadnionych roszczeń.

Czym jest protokół przyjęcia auta?

Protokół przyjęcia auta jest dokumentem zabezpieczającym zarówno usługodawcę, który podejmuje się pracy nad pojazdem, jak i klienta, który powierza swoje auto specjaliście.
W treści tego dokumentu powinny znaleźć się informacje o zleceniodawcy i zleceniobiorcy, szczegółowe dane samochodu, opis planowanych prac, a także ewentualne uwagi, na przykład odnoszące się do stanu pojazdu przed przekazaniem go do warsztatu.

Usługodawcy, którzy do tej pory nie korzystali z protokołu przyjęcia pojazdu na warsztat, powinni rozważyć jego wprowadzenie, szczególnie ze względu na jego rolę w razie jakiejkolwiek sytuacji konfliktowej. Może on służyć jako potwierdzenie tego, na co obie strony się zgodziły i jakie były pierwotne ustalenia.

Jeżeli dojdzie do sytuacji, w której klient posądzi Cię o uszkodzenia, za które nie jesteś odpowiedzialny, dokument ten będzie kluczowym elementem rozstrzygającym konflikt. Dzięki niemu można uniknąć niejasności dotyczących winy oraz stanu pojazdu sprzed rozpoczęcia prac.

Papierowy protokół przyjęcia i wydania auta – wady i zalety

Protokół przyjęcia i wydania pojazdu na papierze jest wciąż podstawową metodą zapobiegania nieuzasadnionym reklamacjom w studiu detailingowym. Dokument dokładnie rejestruje stan pojazdu zarówno przy przyjęciu, jak i wydaniu.

Wadą jest jednak potrzeba fizycznego przechowywania takich dokumentów, które mogą z czasem zająć dużo miejsca i są podatne na uszkodzenia fizyczne, takie jak choćby zalanie wodą.
Mimo tych niedogodności, papierowy protokół pozostaje ważnym narzędziem w zapobieganiu nieporozumieniom i jest powszechnie używany w serwisach motoryzacyjnych.

Elektroniczny protokół przyjęcia auta w aplikacji – lepszy sposób

W obliczu niedogodności związanych z papierową dokumentacją, lepszym rozwiązaniem wydaje się być użycie elektronicznej wersji protokołu przyjęcia i wydania pojazdu za pośrednictwem aplikacji Autonova.
Dokumentacja elektroniczna charakteryzuje się trwałością oraz zapewnia szybki i łatwy dostęp do danych bez ryzyka ich fizycznego uszkodzenia. Co więcej, elektroniczny format pozwala na łatwe dołączanie zdjęć pojazdu, co znacząco ułatwia dokumentowanie stanu przed i po wykonanej usłudze.
To sprawia, że elektroniczny protokół wzmocni pozycję firmy w przypadku ewentualnych roszczeń, oferując bogatszą i bardziej dostępną dokumentację.

 

Przenieś się na elektroniczny protokół przyjęcia samochodów, żeby ułatwić sobie pracę. Elektroniczny dokument w Autonova jest bezpieczniejszy i łatwiej znajdziesz w nim potrzebne informacje. Załóż konto lub zaloguj się w aplikacji Autonova już teraz i zacznij z niego korzystać, aby Twoja firma działała sprawniej i profesjonalnie.